Oleh : Yana Hermina
Saya
tidak bermaksud sok tau..tetapi saya hanya ingin berbagi pengalaman aja
setelah membuat sebuah event beberapa waktu lalu. Kalian mungkin ingin
membuat sebuah E.O (Event Organizer) dan ingin membuat sebuah event
tetapi belum terlalu paham untuk memulai nya……beginilah :
Team
Dalam
sebuah event organizer tentunya harus ada kerjasama team, maka carilah
Sdm-sdm yang sekiranya menurut kamu bisa dihandalkan dibidang nya
masing-masing yang tentunya berkaitan dengan E.O kamu seperti bidang
promoted yaitu dia itu seseorang yang bisa mempromosikan event yang akan
kamu buat untuk diajukan ke pihak sponsor, kemudian bidang fianance
yaitu dia adalah seorang yang bisa mengurus pemasukan dan pengeluaran
keuangan, bidang management, bukan berarti manajemen dalam bidang
ekonomi melainkan management band atau artis, untuk bisa bernegosiasi
dalam hal fee atau budget agar bisa tampil diacara tersebut, kemudian
bidang Equipment, untuk mengisi posisi ini tentunya harus mengerti
tentang sarana prasarana atau peralatan yang akan dipakai untuk acara
tersebut seperti tempat acara, sound dll. Dan yang terakhir adalah
publikasi, mungkin orang yang tepat untuk mengisi posisi ini adalah
orang yang bergerak dibidang media, publikasi adalah hal yang paling
krusial, penting adanya dalam membuat sebuah event, dengan maksud agar
bisa menarik masa untuk datang keacara tersebut…jadi kesimpulan nya
adalah bentuklah team dengan kriteria memiliki keahlian seperti yang
saya sebutkan diatas, sekitar 7-8 orang termasuk kamu sebagai Project
Officernya..ok
Tema
Tema
itu penting dalam membuat sebuah event, mau itu bertemakan Charity,
Tribute, Parade, Launching atau acara komunitas..itu terserah kalian mau
bertemakan tentang apa ? apabila :
Charity : kita membuat acara
charity dalam rangka apa? Bencana, sumbangan ke anak jalanan atau apa?
Usahakan dalam acara ini bener-bener bermaksud dalam hal penggalangan
dana, baik itu dana tersebut didapat dari penjualan tiket ataupun
didapat dari sponsor, yang intinya dana tersebut pure untuk
disumbangkan!
Tribute : untuk hal ini kita tidak bisa hanya
sembarangan membuat tribute, tetapi kita harus tau kenapa kita membuat
tribute itu? Kenapa band atau artis ini harus dibuatkan sebuah tribute?
Apa pengaruhnya terhadap band lain? kriteria band yang menurut saya
pantas untuk “di tribute kan” adalah legenda dan banyak pengaruhnya
terhadap band lain!. Untuk pemilihan band yang tampil dalam tribute ini
pun harus ada hubungan nya dengan band yang “di tribute kan “. Baik itu
pengaruh dalam hal sama-sama memiliki genre yang sama atau berpengaruh
terhadap scene..jangan sampai tribute to Pearl Jam tapi yang maen adalah
Motordeath,,hahaha,..apa pengaruh nya coba Motordeath terhadap Pearl
Jam?
Parade : acara seperti ini mungkin memerlukan waktu yang cukup
lama dan dana yang cukup besar pula..karena parade itu berisikan begitu
banyak band, baik itu hasil audisi ataupun bintang tamu..tapi tentunya
saran saya apabila membuat sebuah event seperti ini usahakanlah dan
utamakanlah band-band baru dengan maksud untuk mempromosikan band
tersebut agar bisa lebih baik lagi kedepan nya
Launching : mungkin
ini adalah bidang kita! Hehehe..biasanya Launching itu berkaitan dengan
pihak lain..jadi event ini adalah milik E.O itu sendiri dan Pihak yang
ingin dilaunchingkan seperti Records, Clothing atau perusahaan lain
nya..dalam hal ini jangan sampai bahwa event ini 100 persen adalah
tanggung jawab E.O baik itu dalam hal dana dll..buatlah sebuah
perjanjian yang bisa menguntungkan antar kedua belah pihak baik itu dalm
hal dana, Royalti ataupun keuntungan..toh acara ini buat kepentingan
pihak yang ingin dilaunchingkan..tul ga? Kecuali kalo launching ini
adalah launching E.O kamu..
Acara komunitas : nah, kalo acara seperti
ini mungkin banyak sekali dibikin, tetapi bukan berarti tidak memiliki
tema, dari judulnya pun mungkin akan ketebak bahwa acara ini bertemakan
tentang apa? Misalkan “Hardcore Pride” jelaslah bahwa acara tersebut
adalah acara Hardcore! Tetapi satu pesan saya jangan sampai kalian
membuat acara komunitas tetapi band komunitas lainya tidak kalian
ajak..usahakan lah ajak band komunitas lain untuk mempererat silaturahmi
demi mempertahan kan scene..bener teu lur??
Judul
Setelah
kita memilih tema acara tersebut kemudian buatlah judul yang menarik
sesuai dengan tema tersebut yang bisa menarik perhatian masa,. Misalkan
tema acaranya Death Metal dan judulnya “Ka Surgaaaaaaaaa” kan keren
tuh.hahahaha….buatlah judul acara yang semenarik mungkin!
Waktu dan Tempat
Pemilihan
waktu serta tempat bisa dibilang bisa berpengaruh..pilihlah waktu hari
weekend atau hari libur (sabtu atau minggu) dan untuk tanggal..hmm!
biasanya tanggal genap membawa hoki..ah, tapi itu mah mitos, toh
discopunkhead tanggal 8 sukses!! Hahaha..8 genap yah..untuk tempat
sendiri pilihlah tempat yang strategis berada di daerah perkotaan
misalkan AACC atau Dago Tea House (klo buat di bandung).
Talent/Artis
Dalam
pemilihan talent/artis/band usahakan band-band tersebut sesuai dengan
tema acara seperti Sunday Bloody Sunday..kedengaran nya begitu sangar
maka jelaslah band-bandnya pun harus beraliran Punk/Metal/Hardcore
jangan sampai memasukan Local Drug Store dalam acara tersebut. Dan satu
hal lagi sebuah acara tidak akan nyaman ditonton apabila memasukan semua
genre dalam satu acara..bukan berarti “scene-secenan” tapi setiap
acarakan memiliki massa yang berbeda apabila massa anak2 Pop disatukan
dengan anak2 metal kan ga sinkron keliatan nya..kalau mau bikin acara
kombinasi maka disesuai kan.. acara Punk/Metal/Hardcore dan acara
Pop/Electro/Rock n ‘ Roll/Shoegaze dll..begituah!
Dana
Yup!!
Ini adalah faktor penting dalam membuat sebuah acara.. Darimana kita
mendapatkan dana untuk membuat acara tersebut? Kalau didapat dari
patungan personil E.O itu sendiri ga akan mungkin menutupi..waeee..!!!
buatlah proposal pengajuan untuk meminta dana ke sponsor, bikin isi
proposal semenarik mungkin..Tema, Judul, Maksud dan Tujuan serta timbal
balik nya apa terhadap sponsor tersebut agar bisa saling
menguntungkan…dalam hal pendanaan sebuah acara tidak mungkin mendapatkan
dana dari sponsor langsung bisa menutupi segala kebutuhan yang ada,
tentu ada minus! Perhitungkan kita minus berapa sesuaikan dengan harga
tiket dan target massa yang akan datang…membuat acara itu adalah
gambling! Dana tersebut tentunya untuk memenuhi kebutuhan acara tersebut
seperti bayar gedung/tempat, sarana prasarana/peralatan, Talent/artis,
Konsumsi dan akomodasi lain nya…usahakan pihak yang berkaitan dengan
kebutuhan tersebut adalah orang yang bisa diajak kerjasama untuk
meminialisir pengeluaran.
Media
Media
disini adalah sesuatu yang bisa mempublikasikan acara kalian, media
disini bentuk nya dapat berupa Televisi, Radio, Majalah, Webzine, dan
Videomaker. Kelima media tersebut mungkin bisa diajak kerjasama dalam
hal barter promo dalam arti saling mempromosikan kedua belah pihak
antara acara dengan media tersebut..dan biasanya bentuk promo untuk
media tersebut yaitu pemasangan logo di poster/pamflet, Add lips mc, dan
pemutaran di visual (apabila ada) sedangkan bentuk promo untuk acara
itu sendiri adalah mempromosikan lewat add lips, spot, wawancara sampai
liputan. Tetapi selain kelima media tersebut media-media lain seperti
spanduk, poster, pamflet dan flyer diusahkan harus ada.
Volunteer
Adalah
panitia diluar dari team inti, orang-orang ini adalah pihak yang
membantu acara pas Hari-H carilah 10-20 orang (apabila team inti hanya
10 orang) yang bisa mengisi jobdesk seperti LO, Keamanan dll. Persiapkan
lah volunteer ini pada H-7, buatlah rapat besar untuk mempersatukan nya
agar tidak canggung dalam bekerja antara satu dengan yag lain nya.
Hari-H
Apabila
segala persiapan sudah mencukupi mulai dari talent/artis, waktu/tempat,
dana, media partner, volunteer dll. Maka saatnya untuk Hari-H, yang
merupakan puncak dari segalanya dan pencerminan dari kerja keras kalian
selama mempersiapkan prosesnya apakah nantinya akan sukses atau tidak,
tergantung sejauh mana persiapan yang kalian siapkan dan tentunya jangan
lupa berdoa…Selamat mencoba dan jangan kapok apabila acaranya tidak
sukses…
Tidak ada komentar:
Posting Komentar